Pełnomocnicy do doręczeń dla stron mieszkających za granicą

pełnomocnik do doręczeń

W postępowaniach prowadzonych przed polskimi sądami lub organami (administracyjnymi, podatkowymi, organami ścigania) dojść może do sytuacji, w której jedna ze stron postępowania przebywa za granicą. Skategoryzować można 3 główne rodzaje postępowań w polskim porządku prawnym w zakresie doręczeń, w przypadku miejsca zamieszkania strony poza Polską.

Pełnomocnik do doręczeń – postępowanie cywilne i administracyjne

Zbliżone zasady obowiązują w postępowaniach cywilnych i administracyjnych. Sposób procedowania w postępowaniu administracyjnym był wzorowany na rozwiązaniu przyjętym w procedurze cywilnej. Powyższą kwestię, jeśli chodzi o postępowanie cywilne reguluje art. 11355 k.p.c., a w postępowaniu administracyjnym art. 40 § 4 i § 5 k.p.a. Wyżej wskazane przepisy precyzują, że w sytuacji, w której strona nie zamieszkuje (nie ma siedziby) w Polsce lub w innym państwie Unii Europejskiej, musi wskazać pełnomocnika do doręczeń na obszarze Polski, chyba że strona ustanowiła pełnomocnika mieszkającego w Polsce do prowadzenia sprawy. Ustanowienie zatem pełnomocnika na terenie Polski do prowadzenia danej sprawy wyłącza obowiązek wskazywania pełnomocnika do doręczeń. Okolicznością dodatkowo wskazaną w art. 40 § 4 k.p.a., która wyłącza obowiązek ustanowienia pełnomocnika do doręczeń w Polsce, jest działanie przez stronę za pośrednictwem polskiego konsulatu.

W ujęciu praktycznym, doręczenie pierwszego pisma stronie mieszkającej poza Unią Europejską następuje na adres jej miejsca zamieszkania lub siedziby. W tym pierwszym piśmie organ lub sąd powinien pouczyć stronę, że jeśli strona nie ustanowi pełnomocnika do doręczeń w Polsce, to dalsze pisma nie będą jej doręczane, a pozostawiane będą w aktach ze skutkiem doręczenia (przyjęcie fikcji, że strona rzeczywiście dane pismo otrzymała). W przypadku braku stosownego pouczenia, pisma nadal powinny być doręczane do miejsca zamieszkania strony. W pouczeniu, organ lub sąd powinien wyznaczyć stronie również odpowiedni termin, w którym powinna ustanowić właściwego pełnomocnika do doręczeń. Po pouczeniu, w przypadku zaniechania strony w ustanowieniu pełnomocnika do doręczeń w Polsce, żadne pismo w konkretnej sprawie nie powinno zostać wysłane do strony na adres poza Unię Europejską.

Osoba ustanowiona pełnomocnikiem do doręczeń może jedynie odbierać w imieniu strony pisma, natomiast nie może działać w jej imieniu w danej sprawie. Celem wprowadzenia instytucji pełnomocnika do doręczeń jest w założeniu usprawnienie postępowania (spowodowanie, że postępowanie będzie toczyć się szybciej) i ograniczenie kosztów finansowych związanych z wysyłaniem pism za granicę. Jak wskazuje orzecznictwo, pełnomocnikiem do doręczeń może być każda osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych mieszkająca w Polsce (postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 19 września 1980 r., I CZ 118/80). Pełnomocnikiem do doręczeń może być również osoba prawna, aczkolwiek wątpliwości budzi możliwość ustanowienia pełnomocnikiem do doręczeń jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej (np. spółki jawnej).

Warto zaznaczyć, że przepis obligujący stronę do wyznaczenia pełnomocnika do doręczeń nie powinien być stosowany w przypadkach, w których strona wyraziła zgodę na dokonywanie doręczeń drogą elektroniczną (przy takim doręczeniu odpada zarówno zwiększony koszt doręczeń, jak i dłuższy czas doręczenia przesyłki). Obecnie możliwość dokonywania doręczeń w ten sposób została przewidziana w postępowaniu administracyjnym w art. 391 k.p.a. Po wejściu w życie stosownych przepisów k.p.c. (w szczególności znowelizowanego art. 1311 k.p.c.) te same uwagi będzie można odnieść do doręczeń dokonywanych w postępowaniach cywilnych.

Pełnomocnik do doręczeń – postępowanie podatkowe i kontrolne

Odmienne ujęcie powyższego aspektu zostało uregulowane w postępowaniach podatkowych. W przepisach Ordynacji podatkowej nie unormowano, w podobny sposób jak w procedurze administracyjnej i cywilnej, doręczeń stronie mieszkającej poza Polską lub poza Unią Europejską. Nie oznacza to jednak, że doręczenia za granicę nie są lub nie mogą być dokonywane w postępowaniach podatkowych. Z dniem 1 stycznia 2016 r. został uchylony art. 147 O.p. nakazujący wyznaczanie przez strony pełnomocnika do doręczeń, w przypadku wyjazdów za granicę trwających dłużej niż 2 miesiące i zawiadamianie o tym właściwego organu podatkowego w sprawie. Za jedną z przyczyn takiego rozwiązania uznać można wprowadzenie szeregu przepisów umożliwiających dokonywanie doręczeń elektronicznych. Obecnie, w razie wyjazdu lub miejsca zamieszkania strony poza Polską, zastosowanie znajdzie ogólna reguła doręczeń, przewidziana w art. 144 § 1 O.p. i wprowadzona w obecnym brzmieniu z początkiem 2016 r., nadawania przesyłek za pośrednictwem operatora pocztowego lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Wyjątkowo, w przypadku braku możliwości zastosowania reguły ogólnej lub w przypadku nieproporcjonalnych trudności w doręczeniu, organy podatkowe mogą zwrócić się do właściwych władz państw Unii Europejskiej, by te dokonały doręczenia na swoim terytorium, jeśli dana osoba przebywa na terenie danego państwa Unii Europejskiej.

Art. 144 § 5 O.p. przewiduje, że doręczenia profesjonalnym pełnomocnikom dokonywane są natomiast za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego.

W przypadku profesjonalnego pełnomocnika, który ma miejsce pobytu poza Polską, organy podatkowe będą dokonywać doręczeń za pomocą środków komunikacji elektronicznej, jeśli pełnomocnik nie wskaże adresu do doręczeń w kraju. Podobnie jak w k.p.a., art. 144a O.p. również daje możliwość dokonywania doręczeń stronie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Podsumowując, fakt przebywania strony postępowania podatkowego poza granicami Polski, nie tworzy obowiązku wyznaczania przez stronę pełnomocnika do doręczeń na obszarze Polski, na co wskazuje również orzecznictwo (np. wyrok WSA w Gdańsku z 10 czerwca 2014 r., I SA/Gd 319/14; wyrok NSA z 8 kwietnia 2014 r., I FSK 795/13). Znaczne usprawnienie postępowania może również zapewnić dokonywanie doręczeń za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Pełnomocnik do doręczeń – postępowanie karne

Pełnomocnictwo do doręczeń nie jest również nieznane procedurze karnej. Uwagę należy zwrócić na art. 138 k.p.k., z którego wynika, że strona (np. oskarżony, oskarżyciel posiłkowy) oraz osoba niebędąca stroną, której prawa zostały naruszone, musi wskazać adresata do doręczeń w Polsce, jeśli przebywa za granicą. Przepis odnosi się do długiego pobytu za granicą (zamiar dłuższego pobytu), a nie krótkiego wyjazdu służbowego lub turystycznego. W przypadku nie wyznaczenia adresata do doręczeń w kraju, pismo pozostawia się w aktach z domniemaniem doręczenia.

Zgodnie z art. 132 § 3 k.p.k. doręczenia w procedurze karnej mogą być wykonywane także za pośrednictwem telefaksu lub poczty elektronicznej, zatem wskazanie którejś z powyższych danych (nr telefaksu, adres poczty elektronicznej) przez osobę wymienioną w art. 138 k.p.k. powinno być uznane za umożliwienie dokonywania doręczeń w ten sposób, bez konieczności wskazywania adresata do doręczeń w Polsce. Przepisy procedury karnej przewidują również pomoc prawną polegającą m.in. na doręczaniu przez zagraniczne organy pism osobom przebywającym za granicą (art. 585 pkt 1 k.p.k.). W przypadku konieczności doręczenia pisma obywatelowi polskiemu przebywającemu za granicą (np. konieczność doręczenia pierwszego pisma w sprawie wraz z pouczeniem o konieczności wyznaczenia adresata do doręczeń w kraju), sąd lub prokurator posiada możliwość zwrócenia się do polskiego przedstawicielstwa dyplomatycznego lub konsularnego albo w razie braku możliwości takiego doręczenia poprzez stosowne zwrócenie się do właściwych organów państw obcych.

 

Opracowanie: adw. Marcin Hołówka i adw. Marcin Moj

 

 

Foto dzięki uprzejmości: phanlop88 / freedigitalphotos.net