W dniu 25 maja 2018 r. zaczęły obowiązywać nowe przepisy dotyczące przetwarzania danych osobowych, wprowadzone Rozporządzeniem Parlamenty Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/45/WE (dalej jako rozporządzenie RODO). W związku z tym powstają liczne wątpliwości odnośnie zakresu obowiązków ciążących na przedsiębiorcach z tego tytułu, w tym wątpliwości dotyczące istnienia właściwych podstaw, uzasadniających przetwarzanie danych osobowych, m.in.:
- czy dane osobowe przetwarzane w wezwaniu do zapłaty mieszczą się w zakresie art. 6 RODO.
- czy takie przetwarzanie danych jest zgodne z prawem dot. ochrony danych osobowych.
- czy przekazanie danych osobowych dłużnika adwokatowi jest zgodne z art. 6 RODO.
Zgodnie z zawartą w Rozporządzeniu definicją „przetwarzania”, stanowi ono wykonywaną na danych osobowych operację, polegających na ich wykorzystywaniu lub ujawnianiu tych danych poprzez ich przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie. Wysyłanie wezwań do zapłaty stanowi formę przetwarzania danych osobowych, która legalność wymaga rozważenia na gruncie przepisów Rozporządzenia RODO.
Dopuszczalne podstawy przetwarzania danych osobowych zostały określone w art. 6 Rozporządzenia RODO, który stanowi, że przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłączenie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
- a) osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
- b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
- c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
- d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej;
- e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
- f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią, z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane dotyczą, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności gdy osoba, której dane dotyczą, jest dzieckiem.
Przetwarzanie danych osobowych w wezwaniu do zapłaty, mieści się w granicach wyznaczonych przepisem art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia RODO i to niezależnie od tego, czy wezwanie do zapłaty jest wysyłane przez wierzyciela osobiście, czy przez ustanowionego przez niego pełnomocnika.
Jedynym warunkiem legalnego przetwarzania jest istnienie prawnie uzasadnionego interesu, nadrzędnego nad interesem dłużnika, którego dane mają być przetwarzane. Podstawą prawnie uzasadnionego interesu wierzyciela jest dochodzone przez niego roszczenie.
W przypadku pełnomocnika wskazania wymaga, że interes wierzyciela w imieniu i na rzecz którego działa pełnomocnik, nie będzie wystarczająco uzasadnionym interesem w rozumieniu Rozporządzenia RODO. Wynika to z tego, że wierzyciel oraz jego pełnomocnik, jako dwa odrębne podmioty, każdy przetwarzający dane we własnym zakresie, wykazać się muszą istnieniem własnej podstawy przetwarzania danych osobowych.
W przypadku pełnomocników będących adwokatami podstawą, która umożliwia powołanie się na art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia RODO może być art. 4 ustawy prawa o adwokaturze, który stanowi, że zawód adwokata polega na świadczeniu pomocy prawnej, a w szczególności na udzielaniu porad prawnych, sporządzaniu opinii prawnych, opracowywaniu projektów aktów prawnych oraz występowaniu przed sądami i urzędami. Wszelkie podejmowana przez adwokata na rzecz klienta czynności, mieszczące się w szeroko rozumianej pomocy prawnej, będą stanowiły prawnie uzasadniony interes adwokata działającego w imieniu klienta. Wspomniany powyżej art. 6 ust. 1 Rozporządzenia RODO definiuje w sposób wyczerpujący i wyłączny przypadki, w których przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, bez konieczności uzyskania zgody osoby, której dane są przetwarzane. W związku z tym istnienie legalnej, zdefiniowanej w tym przepisie podstawy przetwarzania danych osobowych co do zasady będzie świadczyło o zgodności przetwarzania z prawem.
Przekazanie adwokatowi danych osobowych kontrahenta stanowi szczególny przypadek, wymagający rozważenia nie tylko treści przepisów Rozporządzenia, lecz także przepisów ustawy Prawa o adwokaturze. W typowej relacji dwóch podmiotów, w której żadna nie jest adwokatem i w której dochodzi do przekazania danych osobowych celem ich przetwarzania w imieniu powierzającego (administratora), np. pełnomocnikowi niebędącemu adwokatem lub radcą prawnym, zastosowanie będą miały przepisy rozporządzenia RODO, odnoszące się do podmiotów powierzających, m.in. wymóg aby przetwarzanie przez podmiot przetwarzający było regulowane umową o ściśle określonej treści. Inaczej jest natomiast, w przypadku przekazania przez klienta danych osobowych na rzecz adwokata. Istotną rolę pełni w tej sytuacji tajemnica adwokacka, uregulowana w art. 6 Prawa o adwokaturze, zgodnie z którym to przepisem:
Art. 6. 1. Adwokat obowiązany jest zachować w tajemnicy wszystko, o czym dowiedział się w związku z udzielaniem pomocy prawnej.
- Obowiązek zachowania tajemnicy zawodowej nie może być ograniczony w czasie.
- Adwokata nie można zwolnić od obowiązku zachowania tajemnicy zawodowej co do faktów, o których dowiedział się udzielając pomocy prawnej lub prowadząc sprawę.
Istnienie prawnego obowiązku zachowania tajemnicy ma ten skutek, że adwokat zmuszony jest podejmować decyzję w odniesieniu do informacji (w tym danych osobowych) objętych tajemnicą w sposób samodzielny, co wyklucza możliwość przyjęcia, że działa on jako podmiot powierzający, zależny od swojego klienta. Dane te są przez adwokatów przetwarzane w ramach wykonywanego przez nich zawodu, w zakresie w którym to adwokat nie może być zależny od decyzji innej osoby, a w konsekwencji adwokat zgodnie z tym co zostało wspomniane powyżej, ma pozycję niezależnego od swojego klienta „administratora” danych osobowych.
Szczególne potraktowanie przypadków, w którym dane objęte są tajemnicą zawodową widoczne jest na gruncie art. 14 Rozporządzenia RODO określającego informacje, których podanie jest obowiązkowe w przypadku pozyskania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą. Przepis ten w ust. 5 lit. d jednoznacznie wyłącza obowiązki informacyjne w odniesieniu do tych przypadków, w których dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianym w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, w tym ustawowym obowiązkiem zachowania tajemnicy. Zwolnienie z obowiązku informacyjnego względem osoby, której dane osobowe są przetwarzane, znajduje więc zastosowanie w odniesieniu do adwokatów i radców prawnych, w sytuacji pozyskania tych danych od osoby trzeciej.
Jedynie na marginesie dodać należy, że aby przetwarzanie danych mogło być uznane za rzetelne i legalne, wymagane jest zbierania danych wyłącznie w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzanie ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami. W szczególności Rozporządzenie wymaga, aby dane gromadzone były w zakresie adekwatnym, stosownym i ograniczonym do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane, zaś osobie, której dane są przetwarzane przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu oraz prawo do „bycia zapomnianym”. Podkreślić jednak należy, że dalsze zatrzymywanie danych osobowych może być uznane za zgodne z prawem, jeżeli jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, co niewątpliwie dotycz również wysłania wezwania do zapłaty.
Podsumowując należy stwierdzić, że:
- dane osobowe przetwarzane w wezwaniu do zapłaty mieszczą się w zakresie art. 6 RODO.
- Takie przetwarzanie danych jest zgodne z prawem dot. ochrony danych osobowych.
- przekazanie danych osobowych dłużnika adwokatowi jest zgodne z art. 6 RODO.
Przygotował: adw. Patrick Wilhelmsen
