Jaka jest odpowiedzialność biura księgowego za popełnione błędy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych?

Jaka jest odpowiedzialność biura księgowego za popełnione błędy przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych?

Prowadzenie ksiąg rachunkowych nie jest „lekkim kawałkiem chleba”; wystarczy drobna pomyłka wynikająca z, przykładowo, błędnej interpretacji przepisów podatkowych i biuro rachunkowe może długo zmagać się z odpowiedzialnością cywilną i karną.

Wyobraźmy sobie następującą sytuację w której biuro rachunkowe obsługując podatnika zwolnionego z VAT-u ze względu na małe, nieprzekraczające w roku podatkowym obroty (tj. poniżej 150.000 zł), nie zauważa, że podatnik ten przekroczył ten limit i musi rozpocząć rozliczać się z podatku od towarów i usług. Wystarczy, że podatnik rozpocznie swą działalność gospodarczą w grudniu i bardzo łatwo o przekroczenie limitu obrotów uprawniających do zwolnienia z VAT-u – jest to tylko 12.500 zł!

W sytuacji, gdy powyższy błąd zostanie zauważony przez kontrolę skarbową lub kontrolę podatkową to biuro rachunkowe w pierwszej kolejności będzie odpowiadać cywilnie (art. 471 i następne k.c.) oraz karnie (art. 61 § 2 k.k.s.; art. 77 ustawy o rachunkowości).

Odpowiedzialność cywilna biura rachunkowego

Biuro rachunkowe będzie ponosiło odpowiedzialność za szkodę, czyli za stratę poniesioną przez poszkodowanego (tzw. damnum emergens) oraz za korzyści, które można byłoby osiągnąć, gdyby szkody nie wyrządzono (tzw. lucrum cessans).

Z punktu widzenia zaprezentowanego powyżej przykładu ze względu na potencjalne trudności dowodowe leżące po stronie poszkodowanego w zakresie wykazania szkody w obszarze utraconych korzyści (lucrum cessans), należy skupić się jedynie na szkodzie faktycznie poniesionej przez poszkodowanego przez biuro księgowe podatnika. Należy uznać, że odpowiedzialność cywilna (majątkowa) biura księgowego dotyczyłaby całości podatku VAT, który miałby do zapłaty podatnik w związku z faktem przekroczenia limitu obrotów. Argumentem przemawiającym za taką odpowiedzialnością jest przyjęcie, iż gdyby biuro księgowe zachowało należytą staranność i powiadomiło podatnika o przekroczeniu limitu obrotów skutkującego utratą zwolnienia z VAT i koniecznością opodatkowania dostawy towarów i świadczenia usług tym podatkiem (art. 113 ust. 10 ustawy o VAT).

Gdyby podatnik otrzymywał na bieżąco informację o zbliżaniu się do obrotów do kwoty, ponad którą następuje utrata zwolnienia z VAT-u to albo wstrzymałby się z dokonywaniem dalszych transakcji albo świadomie skalkulowałby sobie na nowo ceny. Brak informacji o przekroczeniu limitu oznacza wszelkie transakcje dokonane po przekroczeniu limitu obrotów są objęte podatkiem VAT co stanowi wymierną, materialną szkodę po stronie podatnika. Gdyby limit obrotu podatnika nie został przekroczony, to podatnik nie korzystałby ze zwolnienia z VAT.

Do wysokości szkody należy też doliczyć ustawowe odsetki od zaległości podatkowych.

Także kwotę szkody będzie powiększać koszt przygotowania korekt deklaracji VAT, jeśli podatnik po utracie zaufania do dotychczasowego biura księgowego zapłaci nowemu biuru rachunkowemu za naprawienie błędów poprzednika.

Przy znacznych kwotach szkody należy w pierwszym rzędzie przeanalizować umowę ubezpieczenia (oraz ogólne warunki ubezpieczenia), zawartą pomiędzy biurem rachunkowym a ubezpieczycielem. Istotne będzie przede wszystkim ustalenie terminu powiadomienia ubezpieczyciela o zdarzeniu uzasadniającym przejęcie odpowiedzialności przez ubezpieczyciela oraz terminów podjęcia dalszych kroków przez ubezpieczyciela w zakresie wyjaśniania przyczyn, które doprowadziły do uszczuplenia należności publicznoprawnej oraz przeanalizowanie ewentualnych wyłączeń odpowiedzialności ubezpieczyciela za stratę po stronie biura księgowego.

Żeby uniknąć ryzyka, jakie powstaje przy nawiązywaniu współpracy podatnik – biuro rachunkowe, należy w umowie o świadczenie usług księgowych umieścić zapisy, których treść zawiera się w art. 471 k.c., art. 472 k.c. i dalszych, tzn.: „biuro zobowiązuje się do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania umowy, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności za które biuro nie ponosi odpowiedzialności.” lub też „biuro nie ponosi odpowiedzialności za naruszenie warunków umowy przez klienta, bądź też z powodu przekazania przez klienta nieprawdziwych lub niewystarczających danych”.

Odpowiedzialność karna i karnoskarbowa pracownika biura rachunkowego          

Powstanie też ryzyko odpowiedzialności karnej (w tym karnoskarbowej) w zakresie wypełnienia przez osobę odpowiedzialną za popełnienie czynów zabronionych polegających na nienaliczeniu podatku VAT mimo powstania takiego obowiązku. Mowa w szczególności o nierzetelnym lub wadliwym prowadzeniu ksiąg rachunkowych (art. 61 § 2 k.k.s.) oraz podawaniu w księgach rachunkowych nierzetelnych danych (art. 77 ustawy o rachunkowości). Karą za pierwszy czyn, ze względu na jego mniejszą wagę, jest kara grzywny jak za wykroczenie skarbowe, czyli grzywna określona kwotowo od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia. Karą za drugi czyn jest kara grzywny lub kara pozbawienia wolności do lat dwóch lub obydwie te kary łącznie.

 

Foto dzięki uprzejmości nuttakit / freedigitalphotos.net